Informativa segnalazione Illeciti
Informativa sulle segnalazioni di illeciti (“whistleblowing”)
(art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24)
In conformità all’art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, The Apartment s.r.l., con sede legale in via Nicotera 29, 00195 – Roma, P.IVA 13490471003] (di seguito, “Società”) fornisce ai propri dipendenti, collaboratori, liberi professionisti, consulenti, soci (“Interessati”) le informazioni in merito ai canali, procedure e presupposti per effettuare segnalazioni di illeciti adottati dalla Società, nonché indicazioni sul canale di segnalazione esterno attivato dall’ANAC.
1. Canale di segnalazione interno
La Società invita ad effettuare le Segnalazioni avvalendosi di una delle piattaforme informatiche di seguito individuate (“Canale Interno”):
a) Canale SpeakUp, e. il canale telematico / piattaforma informatica “SpeakUp” erogata da SpeakUp B.V., accessibile al seguente link: https://www.speakupfeedback.eu/web/rtl e adottato dal gruppo RTL a beneficio delle singole società locali; oppure
b) Canale TeamSystem, e. il canale telematico / piattaforma informatica “TeamSystem” erogata da TeamSystem S.p.A., accessibile al seguente link: https://whistleblowersoftware.com/it e adottata da FremantleMedia Italy Group S.r.l. anche a beneficio delle altre società italiane del gruppo RTL.
È possibile effettuare le Segnalazioni seguendo la procedura di autenticazione ivi prevista. Il Canale Interno è sempre disponibile (h24 e 365gg l’anno), fermi restando gli aggiornamenti o guasti che potrebbero determinarne una temporanea indisponibilità;
A garanzia della sicurezza dei Dati oggetto di Segnalazione, il Canale Interno, inter alia:
a) adotta tecniche di cifratura (encryption, per non renderli intellegibili a soggetti che non ne abbiano titolo) che operano sia sui Dati in transito (in-transit) che su quelli memorizzati (at rest);
b) prevede procedure di autenticazione multi-fattore (“multi-factor authentication”);
c) ha ottenuto certificazioni relative alla sicurezza in linea con i migliori standard di mercato (es., ISO 27001 e ISAE3000 Type II /SOC2).
Resta ferma la facoltà degli Interessati di trasmettere le Segnalazioni anche (i) a mezzo lettera raccomandata a/r, indirizzata al “Referente Interno Whistleblowing”; nonché (ii) email all’indirizzo segnalazione.whistleblowingTA@theapartment.it
2. Policy Whistleblowing
La Società, inoltre, dà atto dell’adozione a livello di gruppo (e successivo adeguamento) di una procedura specifica (“Policy Whistleblowing”) per la segnalazione di illeciti (c.d. “compliance concern”).
La Policy Whistleblowing, inter alia, prevede:
a) una definizione ampia di illecito oggetto della segnalazione, inteso come qualsiasi atto o omissione (volontario o frutto di negligenza) tale da determinare una violazione di disposizioni di legge, regolamentari e/o amministrative, nonché procedure interne alla Società e/o al gruppo RTL;
b) la disponibilità del Canale Interno garantita in modo continuativo (24/7, 365gg l’anno, fermi restando gli aggiornamenti o guasti che potrebbero determinare la temporanea indisponibilità del Canale Interno);
c) in aggiunta al Canale Interno, la disponibilità su richiesta di un confronto di persona con personale / professionisti del dipartimento compliance (a seconda dei casi, della Società e/o del gruppo RTL);
d) garanzie specifiche in merito alla riservatezza dell’identità di segnalanti e segnalati, assicurata da:
(i) un trattamento conforme alle informative privacy per segnalanti e segnalati, in ossequio ai principi di necessità e finalità del trattamento;
(ii) un’attuazione rigorosa del principio di minimizzazione (need-to-know), che comporta la rivelazione dell’identità o, in generale, di dati personali e informazioni esclusivamente (a) con il consenso dell’Interessato, ovvero (b) nei casi in cui la rivelazione sia strettamente necessaria per attività istruttorie interne o l’adozione di misure successive alla presentazione della segnalazione, ovvero (c) nel caso in cui sia necessaria nell’ambito di procedimenti giudiziari penali, civili o amministrativi.
e) tempi certi sia di presa in carico della segnalazione (entro 7gg), sia per dare seguito alle segnalazioni ricevute (3 mesi).
3. Canale di segnalazione esterno (ANAC)
La Società informa gli Interessati che possono inoltre procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), esclusivamente qualora gli Interessati (a) abbiano già effettuato una segnalazione interna cui non è stato dato seguito nei termini previsti; (b) abbiano fondati motivi di temere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; nonché (c) negli altri casi previsti dal Decreto Whistleblowing.
4. Informative privacy
La Società ha inoltre predisposto le informative privacy necessarie a garantire adeguatamente i diritti alla riservatezza degli Interessati segnalanti, nonché delle persone segnalate, in modo da assicurare che il trattamento dei relativi dati personali avvenga in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 679/2016/UE nonché del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e, in particolare, in ossequio ai principi di necessità e minimizzazione del trattamento.
5. Disposizioni finali
La Società si riserva il diritto di modificare la presente Informativa, anche in base alle modalità concrete di implementazione del Regolamento Privacy nei singoli Stati membri (nonché alla luce di eventuali provvedimenti esecutivi del Regolamento Privacy emanati dal Garante per la protezione dei dati personali, o in caso di sopravvenute modifiche al Codice Privacy).
[Ultimo aggiornamento: 14/12/2023]